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成功诀窍(13): 给外商的第一封邮件究竟应该如何写?
(时间:2007-4-15)
所属类别:本网动态

“成功诀窍”精彩100篇--“如何通过本网成功获取出口订单”之13:

给外商的第一封邮件究竟应该如何写?

电子邮件早已成为人们联系新客户的最常见、最方便、最简单,最节省,事实上也是最有效的方式;

说其“最常见”,因为差不多90%的出口企业在网上联系新客户都会选择先发送电子邮件;

说其“最方便”,是因为只要你能上网,则你随时随地都可以联系新客户;

说其“最简单”,是因为发个邮件是最简单不过了,无非是在你邮箱里写点内容,轻点发送,则就可能很快收到外商回复;

说其“最节省”,无非是因为发个电子邮件几乎就不用花你一分钱,而传统的传真方式则总是要花掉你不菲的电话费;

而说其“最有效”,也是因为据我们了解,在本网会员中,有超过90%的会员一般都是首先通过电子邮件联系上新客户的,故“最有效”的称谓应是名符其实,并无夸大;

然而,给一个新客户发第一封联系邮件,看似并不复杂,但其中仍有很多奥妙与诀窍,同样是用邮件在同一时间联系同一个新外商,为什么外商会回复他而不理你?显然与你如何撰写该邮件有着很大的关系,我们也发现,既使是不少的“老外贸”,在写给外商的第一封邮件时也存在不少的问题与漏洞,故就难免常常抱怨外商回复不多;

本文正是要试图帮助大家来解决该问题,当然世上无绝对,也要看具体情况,并且所谓仁者见仁,以下仅供大家参考而已;还要特别提醒的是,本文是专为本网会员所写,其它网站的会员切莫盲目模仿;

一,第一次用邮件联系的基本原则;

1,时效性;

这自然是指你联系客户的时间问题,越早联系外商则外商回复的概率越大,该道理大家都明白,更进一步的说,不管你写的邮件如何的好,你的报价如何的有竟争力,如你联系外商的时间太迟,则也许你一切的努力最终都会没用,所以,一定要尽量在第一时间联系外商,是我们给你的第一个忠告;

2,针对性;

这是指你写给外商的邮件内容应尽量针对外商询盘的内容来写,泛泛的联系邮件并不容易得到外商的回复,而如果你的邮件内容并没有回答外商在询盘已提出的全部要求,则情况也不可能太妙,如外商明确说明只欢迎manufacturer联系,而你的邮件内容却明白让外商知道你只是个贸易商,你想外商会回你吗?所以,你在写邮件前,请一定要多多、仔细研究外商的询盘内容,而在写邮件时或发送前,你更要多看看,你的邮件内容完全达到了外商的要求了吗?

3,简洁性;

这是指你写给外商的邮件长短,千万不要以为你写的邮件越长,外商就更会回复你,恰恰相反,你写的邮件必须要简洁,切勿废话连篇,特别是忌讳太长的自我介绍而迟迟不进入主题内容,那么,什么才是外商最关心的主题内容呢?除了外商在询盘中列明的要求外,我们认为,产品的规格和你的报价就是所有外商最关心的内容;

4,灵活性;

这是指你要按照具体情况来调整你的邮件内容,对不同的情况、不同的询盘、不同的外商、甚至不同国别的外商,你的邮件内容自然应该灵活处理,而不必千篇一律,如,如外商的询盘内容具体而很实在,则你的邮件也须具体而很实在,报价也应报实价,相反,如有些外商的询盘本来就很虚,而你只是想碰碰机会,则先泛泛联系一下也无妨;

5,准确性;

这是指你写给外商的邮件内容必须准确,如外商在询盘中要求你报CIF价格,则你千万不要偷懒只报过去一个FOB或C+F价格;客户明明白白说要的是A规格的产品,你却报过去一个B规格的产品;外商要求你在报价时须附上图片,你却偏偏缺少图片就报将过去,等等,你想,外商还会回复你吗?

6,竞争性;

这是指你报给外商的价格须有竟争力,很多人总是抱怨外商回复甚少,却甚少检讨一下你发给外商的邮件中有报价吗?如有的话,你考察过没有,你的报价真的有竟争力吗?想知道你的报价有没有竟争力,其实有很多办法核实,如,你不妨找几家正在自营出口的厂家,让他们都报一个出口美元价(不是人民币出厂价)出来,或者现在到处都有海关数据出售,去买一套该产品最新的海关数据,查查国内同行目前实际的出口成交价是多少,你自然心中才有数!

7,严谨性;

这里主要指语言问题,我们认为,商业邮件也就相当于传统的商业信函,语言自然要正确而严谨,写错一个字母看似问题不大,但偏偏有些外商也许就会认为你不认真,而有些英文单词错一个字母也许其意思就差的太远,徒增外商的困惑;有些用词如把握不当也可能让外商产生不必要的误会,如你的报价确是你的最低价或是实盘,则在你的价格加个Firm 或Rockbottom就应该很有必要,相反,如你的报价本来就颇有水分,加上该两个单词的后果很可能就是外商对你的绝望而不可能回复你;就是标点符号也不可乱用,与中文一样,同样的两句话,使用不同的标点其含义也许就完全不一样;

二,第一次用邮件联系的重要提醒:

A,邮箱的设置

对你的邮箱,你都可以设置一个名字,这个设置事实很重要,因为对方在收邮件时从其"发件人"栏首先看到的就是你设置的名字,我们建议:

1,你的邮箱名的设置应写成英文,切忌用中文,一方面方便外商记忆,也避免有些外商的邮箱不能识别中文而出现乱码;

2,你的邮箱名的设置可简单地写成你的英文名字;

3,你的邮箱名甚至可设置成某产品名称,如你只做该产品出口的话,如可设置成Chemical Expoter 等等,可起到强化外商记忆的作用;

B,邮件地址栏;

要发邮件,首先当然是要在地址栏中写上外商的电子邮件地址,这里要注意的是:

1,最好是直接从本网把外商的电子邮件地址小心粘贴到地址栏,不要抄写,以免抄错字母;

2,最好是把能得到的所有的外商电子邮件地址都粘贴到地址栏以一并发送,两个邮址中间以“,”分隔,不要留空;本网会员都知道,我们每条信息后为大家提供的外商邮件很多都不只一个,都写上去一并发送,不仅效率提高,效果也应更好些;

C,邮件标题栏

我们知道,外商在收发邮件时先看的是"发件人"栏,再看的就是"标题"栏,所以标题如何写非常重要,对来自一个不熟悉的发件人的邮件,同时如果该邮件的标题给人"可疑"的感觉的话,外商很多情况下都不会去打开而是一删了之的,所以,我们建议:

1.切忌空白标题,经验证明,凡是空白标题的邮件都极易得到被删的命运,如果你的邮件没写标题,则外商看到的标题栏显示的一般都是“No Subject",很多外商都不会打开此类邮件的;

2.切忌中文标题,没有几个外商懂中文的,同时一些外商的邮箱都不能识别中文字符而会出现乱码,故凡是中文标题的邮件被删的可能性都极大;

3.切忌长话标题,有些人习惯把邮件标题写成一句话,殊不知很多老外都很反感此类邮件,被删的可能性也很大哦;

4.切忌问侯标题,有些人习惯把邮件标题写成问侯语,如Hello,Hi 等等,总让老外们怀疑这是垃圾邮件或病毒邮件而绝不会冒险去打开;

5.标题应直接写成该外商求购的商品名称,就是简单的单纯的商品名称,前后不要加任何语言及规格,这样外商看到一目了然,一般都会打开看看的;

6.标题甚至也可直接写成该外商的名字或外商的公司简称,外商看到此类邮件,知道一定与自己有关,是断然不会冒然删掉的而一般都会打开瞧瞧的.

D,邮件的开头

这里所说的邮件的开头,是指人们在写邮件正文时最开始的称谓部份。

1,我们认为,一般情况下,为简洁起见,在写邮件正文时可以直接省掉称谓部份,即直接撰写邮件正文而不用客套的称呼部份,因为我们发现,一般的外商对此并不在意;

2,避免泛泛的客套称呼,如Dear Sirs,Hello,Hi,Dear Sir/ Madam,等,很多教科书都说在撰写邮件正文前要写上诸如Dear Sirs等的客套称呼,事实上,买家倒可以这样写,但对卖家来说,不具体指明对象的客套称呼有时会让收信人认为你的邮件也许同时群发给了很多人,故有可能削弱外商对你邮件的重视程度;

3,如要写称谓部份,我们建议一定要加上客户的大名,如Dear Mr. David 等,会起到拉近你与客户距离的作用;

E,邮件的结尾

很多人在邮件最后只简单地落上自己的名字后就万事大结地把邮件发给了客户,如果该客户本来就熟悉你倒也无妨,但如果该客户是个新客户,你是第一次联系该客户,则这样的邮件收尾就明显不够.

诸如:

......

B.RGDS/Mr David Su

我们认为:

1,如你是一般外销员或部门经理,则应在落款姓名后应加上你的部门及职务;

诸如:

......

B.RGDS/Mr David Su,Sales Manager of Chemicals Department

要说明的是,即使你是一般外销员,对外联系时你仍可以用Sales Manager(销售经理)等的头衔,会让外商更重视你的邮件,而对很多主营不明确的外贸公司来说,添上一个带相关产品的部门名称(即使你本来就没有该部门),将让外商认为你是专业做该产品的;

2,如果你是公司的老板或高层,你更要记得添上你的头衔;

诸如:

......

B.RGDS/Mr David Su,President

要解释的是,很多外商很正常的也是“势利眼”,如你的头衔高,他一般来说更会尊重你的邮件,所以,如果你是公司的老板或高层,在发邮件时一定要表明自己的身份,注意不要简单地只用“manager"等模糊性头衔,以免被误解为一般的销售人员;

3,邮件这样就收尾仍不够,还要提两行加上一些重要的公司信息及个人信息以方便外商联络你,我们认为再添上公司名称、电话、传真、网站、MSN、SKYPE就可,太多也显烦杂;

诸如:

......

B.RGDS/Mr David Su,President

China ... Co,Ltd.

Tel:86 28 86522122

Fax:86 28 86522123

Website:www.cnexpnet.com

MSN:[email protected]

SKYPE:cnexpnet

要强调的是,如你现在还没有网站,你则可这样写:Website:Under construction,表明你的网站还在建;

MSN一定要添上,现在做外贸,如你还没有你自己的MSN号,难免让人觉得你“太老土”,事实上,如外商知道了你的MSN号,也方便很多外商能通过MSN立即联系上你;

还有你的电话和传真可千万不要同一个号哦,否则必让外商认为你只是个小小的“皮包公司”!

三,范例及分析

下面我们将按八种不同的具体情况就邮件内文为大家提供了一些有实战价值的参考样本,并分别做了一些说明,大家不妨多多体会。

待续

请继续关注本网将在5月30日前推出的:

“成功诀窍”精彩100篇--“如何通过本网成功获取出口订单”之14:

---给外商的第一封邮件究竟应该如何写?(续篇)

【来源:中国出口贸易网】


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